Qué es un manual de procedimientos.
Es el documento que reúne los procedimientos de la empresa, ordenados por área y por proceso. Cada procedimiento describe una tarea paso a paso, con quién la hace y con qué sistema, para que otra persona pueda hacerla igual.
Sirve a quien entra, que aprende sin quitarle tiempo a quien sabe; a quien se queda, cuando un compañero falta o se va; y a quien decide, que por fin ve adónde se va el tiempo. En España, el 17,2% de los trabajadores lleva menos de un año en su empleo y el 21,7% tiene 55 años o más (Eurostat, 2025; la segunda cifra es cálculo propio): cada año entra y sale conocimiento.
No confundir con
- Manual de funciones
- Dice qué hace cada puesto y de qué responde. El manual de procedimientos dice cómo se hace cada tarea. Se complementan: la misma tarea aparece en el puesto de quien la hace.
- Manual de calidad
- Describe el sistema de gestión de la calidad. La ISO 9001 dejó de exigirlo en 2015, y la edición de 2026 tampoco lo pide.
- Política
- La norma: las compras de más de 5.000 euros necesitan aprobación. El procedimiento dice cómo se cumple, paso a paso.
Qué debe tener un manual de procedimientos.
Ocho partes, en el orden del índice. Es la estructura del Manual de la Empresa que la plataforma genera para Transportes Atlántico, la empresa de transporte ficticia de nuestra demostración:
- La empresaA qué se dedica, dónde y con cuántas personas.
- OrganizaciónLas áreas, los puestos y quién depende de quién. Es la única parte con nombres; el resto habla de puestos, que sobreviven a los cambios de personas.
- ProcesosÁrea por área, cada proceso con un código, su objetivo, su responsable, quién aprueba y las tareas en el orden en que se hacen; cada tarea con su procedimiento.
Financiero
PRC-FIN-01Cierre MensualPRC-FIN-02CobrosPRC-FIN-03Facturación a ClientesPRC-FIN-04Multas y SancionesPRC-FIN-05Pagos a Proveedoresel ejemplo de abajo
y 8 áreas más, con 26 procesos
- PolíticasLas normas que aplican los procedimientos, escritas una sola vez.
- SistemasLos programas que usa la empresa, y en qué tareas.
- Límites de aprobaciónQuién aprueba qué, y hasta qué importe.
- GlosarioLas palabras de la casa: CMR, ITV, previsión de pagos.
- OrigenDe dónde sale cada dato, quién lo confirmó y cuándo.
Dos partes marcan la diferencia entre un manual que se usa y uno que se queda en el cajón: los códigos, que permiten citar un proceso en un correo o en una auditoría (PRC-FIN-05), y el origen, que dice qué se confirmó y cuándo. La versión, la fecha y quién aprobó son también lo que la ISO 9001 pide a la información documentada (apartado 7.5).
Ejemplo: pagos a proveedores.
Así queda un proceso en el manual, con el procedimiento de cada tarea: Pagos a Proveedores, de Transportes Atlántico (100 personas). Cuatro tareas, tres puestos, un sistema y 370 horas al año.
Pagos a Proveedores
De las facturas de proveedores al pago: contabilizarlas, conciliar los peajes, preparar la previsión de pagos y aprobarla.
1. Contabilizar las facturas de proveedores
Técnico Administrativo · todos los días laborables, con el correo · 1 h
- Recibir las facturas por correo electrónico y postal.
- Comprobar cada factura con el pedido o el contrato.
- Contabilizarla en a3ERP con el centro de coste y el vehículo.a3ERP
Si algo sale malFactura sin pedido o con otro precio: vuelve a Compras antes de contabilizarla.
2. Conciliar los peajes
Técnico Administrativo · todos los meses, con el extracto de peajes · 6 h
- Recibir el extracto mensual de peajes y telepeaje.
- Cruzar los pasos con los viajes y los vehículos.
- Contabilizarlo en a3ERP y señalar los pasos sin viaje.a3ERP
Si algo sale malPaso sin viaje asociado: se aclara con tráfico.
3. Preparar los pagos a proveedores
Contable · todas las semanas, el miércoles · 1 h
- Obtener de a3ERP las facturas vencidas y por vencer.a3ERP
- Calcular la previsión de pagos con la tesorería disponible.
- Registrar la previsión para su aprobación.
4. Aprobar los pagos
Director General · cuando la previsión de pagos está lista, cada semana · 30 min
- Revisar la previsión de pagos.
- Aprobar los pagos y las transferencias.
Si algo sale malPago por encima del límite sin justificación: pasa a la semana siguiente.
NormaLímites de aprobación: las compras de más de 5.000 EUR necesitan la aprobación del Director General.
Fíjese en lo que no está: nombres de personas, explicaciones sobre a3ERP, historias. Está lo que alguien necesita para hacer el trabajo mañana, y cada línea la ha confirmado quien lo hace. Los verbos (recibir, comprobar, contabilizar, aprobar) muestran además lo que se puede automatizar: aquí, las tres primeras tareas; la aprobación sigue en manos del Director General.
Cómo hacerlo, con una plantilla.
El método completo, con el cierre mensual como ejemplo, está en la guía Cómo documentar los procesos. En resumen:
Empiece por la lista de tareas, no por el índice.
Área por área, con quién hace cada tarea y cuánto tarda. El índice sale de la lista; al revés, falta lo que a nadie se le ocurrió escribir.
Escríbalo con quien lo hace.
Con el sistema abierto, lo que se hace hoy, aunque no sea lo ideal. Mejorarlo viene después.
Use siempre la misma plantilla.
Los mismos campos en todas las tareas, para que se lean rápido y se puedan comparar.
Confírmelo y apruébelo.
Quien hace la tarea la confirma; el responsable del proceso la aprueba. Solo entra en el manual lo que está confirmado.
Publíquelo en un solo sitio.
Donde el equipo ya trabaja, con la fecha de la última confirmación a la vista.
Plantilla de procedimiento
PROCEDIMIENTO: [nombre de la tarea, empezando por un verbo] Proceso: [nombre del proceso] · Código: [PRC-ÁREA-NN] Quién la hace: [el puesto, no el nombre] Cuándo empieza: [una fecha o un hecho] Frecuencia y tiempo: [cuántas veces] · [cuánto tiempo cada vez] Qué entra: [los documentos y los datos que necesita] Cómo se hace: 1. [verbo y qué] · [sistema] 2. [verbo y qué] · [sistema] 3. [verbo y qué] · [sistema] Qué sale: [el resultado] · para: [quién lo recibe] Si algo sale mal: [la excepción] · a quién se escala: [puesto] Quién aprueba: [el puesto, si hay aprobación] Versión: [n.º] · [fecha] · confirmado por: [quien la hace] · aprobado por: [responsable del proceso]
Cómo mantenerlo al día.
Un manual desactualizado es peor que no tenerlo: quien lo sigue se equivoca con confianza. Bastan tres reglas:
- un responsable por proceso, que responde de lo que hay escrito;
- actualizarlo cuando cambia un sistema, una persona o una norma, y no solo en la revisión anual;
- revisar cada proceso al menos una vez al año y mostrar la fecha de la última confirmación.
El punto débil de Word es este: cada documento es una copia, y las copias envejecen en carpetas distintas. En CorpWorkflow el manual no se escribe a mano: se genera en PDF a partir de la base que confirma el equipo, así que siempre sale con lo que está en vigor, y cada página avisa de que la copia impresa no está controlada.
Preguntas frecuentes.
¿Es obligatorio el manual de procedimientos?
En la mayoría de las empresas, ninguna ley lo exige. Pueden pedirlo los clientes en las auditorías a proveedores, las normas de algunos sectores y la ISO 9001, que no exige un documento con ese nombre pero sí la información documentada necesaria para que los procesos funcionen según lo previsto (apartados 4.4 y 7.5).
¿Qué cambia con la ISO 9001 de 2026?
En este punto, poco. La nueva edición se publicó el 16 de septiembre de 2026 y sigue sin exigir un manual: pide la información documentada que la empresa necesita (apartados 4.4 y 7.5). Las empresas certificadas tienen hasta el 30 de septiembre de 2029 para la transición (ISO), así que es un buen momento para poner al día los procedimientos.
¿En Word o en una plataforma?
Para empezar, Word basta. Deja de bastar cuando circulan varias versiones y nadie sabe cuál es la buena, o cuando quiere saber cuántas horas lleva un proceso y quién hace qué. Entonces necesita una base donde cada procedimiento es un registro y el documento se genera a partir de ella.
¿Cuánto se tarda en hacerlo?
Lo que más tiempo lleva no es escribir: es cuadrar las conversaciones con quien hace cada tarea sin parar el trabajo. Con nosotros, en empresas de hasta 100 personas, toda la empresa queda por escrito en un máximo de 2 semanas, con el manual al final, sin que nadie de su equipo tenga que escribir.