Lo que su empresa sabe hacer no está escrito en ninguna parte.
Está en la cabeza de las personas, en correos y en archivos que nadie actualiza. Sin eso por escrito, la IA se lo inventa y las decisiones se toman a ciegas. Documentamos sus procesos y procedimientos, confirmados por su equipo, en una base lista para la IA y para decidir.
Cada bloque es una tarea documentada: quién la hace, cuándo, cuánto tarda y cómo se hace. La conducción en sí no entra en el mapa.
Su empresa funciona. Pero cómo funciona, solo lo saben las personas.
Los procesos y procedimientos viven en la cabeza de quien los hace, en correos y en archivos que nadie actualiza. Mientras esas personas están, todo funciona. Cuando faltan, se van o cambian de puesto, el conocimiento se va con ellas.
del conocimiento de cada puesto no se comparte con nadie más. Cuando esa persona falta o se va, sus compañeros no pueden hacer esa parte del trabajo.
Panopto, Workplace Knowledge and Productivity Report, 2018
del tiempo de trabajo de oficina se va en buscar y reunir información.
McKinsey Global Institute, The social economy, 2012
de los proyectos de IA sin datos preparados se abandonarán antes de que acabe 2026.
Gartner, febrero de 2025
¿Cuánto de esto pasa en su empresa? Haga el autodiagnóstico.
La IA solo es tan buena como lo que sabe de su empresa.
Un asistente de IA no conoce sus procedimientos. Sin ellos por escrito, responde con generalidades o se lo inventa. Con ellos documentados y confirmados, responde como trabaja su empresa y dice de dónde ha sacado la respuesta.
En general, debe comunicar el siniestro a la aseguradora dentro del plazo previsto en la póliza y reunir el parte amistoso, las fotografías y los datos de los testigos. Después, siga la peritación y la reparación. Los pasos exactos dependen de su aseguradora y de las normas internas de la empresa.
Lo tramita el Responsable de Flota, con el parte a la aseguradora en 24 horas:
- Recoger las fotos, el parte amistoso y el relato del conductor.
- Dar el parte a la aseguradora.
- Decidir la reparación y el vehículo de sustitución.
- Comunicar la resolución a tráfico y a contabilidad.
Si el parte pasa de las 24 horas, hay que justificarlo a la aseguradora.
Ejemplo con el procedimiento de la empresa de demostración.
Decidir con la empresa a la vista.
Con cada tarea por escrito, con quién la hace, cuándo y cuánto tarda, las preguntas de gestión tienen respuesta: adónde se va el tiempo, qué automatizar primero, dónde está el riesgo. Tres lecturas del mapa de arriba:
de las horas (4.546 h al año) están en tareas con un potencial alto de automatización.
de las horas son de un solo puesto: Conductor.
al año en una sola tarea: Revisar el vehículo antes de salir.
Y cuando alguien se va, el procedimiento se queda.
Cómo hacemos la radiografía.
Recogida
Conversaciones breves con quien hace el trabajo, y los documentos que ya existen: manuales, archivos, exportaciones de los sistemas.
Estructuración
Cada tarea queda por escrito: quién la hace, cuándo, cuánto tarda y cómo se hace, paso a paso, con el sistema que se usa. Cada dato guarda su fuente.
Confirmación
Su equipo confirma lo que está escrito antes de que cuente. Cuando algo cambia, se actualiza, y la base sigue viva.
Y después, sobre la misma base
Tareas, personas y tiempos, confirmados por su equipo.
Leen de esta base, con la fuente de cada dato.
Cuando tenga sentido, construidas sobre la misma base.
Lo que se queda en su empresa.
Mapa de la empresa
Áreas, procesos y tareas en una sola vista, con quién hace qué.
Procedimientos paso a paso
Cada tarea con sus pasos, el sistema que se usa en cada uno y el tiempo que lleva.
Quién hace qué
Responsables, ejecutores y aprobaciones de cada proceso.
Sistemas
Qué sistema da soporte a cada paso, y dónde todavía se trabaja a mano.
Diagnóstico de automatización
El potencial de cada tarea y las horas en juego, para decidir por dónde empezar.
Lista para la IA
Sus agentes de IA consultan la base con la fuente de cada dato. Y lo exporta todo: los datos son suyos.
Quién está detrás, y dónde están los datos.
Hacemos la recogida y la estructuración con usted; la plataforma guarda y mantiene la base. aphexhouse.com
La base de su empresa se guarda en servidores de la UE.
Solo entra quien su empresa autorice.
Lo exporta todo cuando quiera, en formatos abiertos.
Antes de hablar.
¿Cuánto tiempo le pide a mi equipo?
Poco: conversaciones breves con quien hace cada tarea y una confirmación al final. En la conversación de 30 minutos lo estimamos para el caso de su empresa.
Ya tenemos ERP y algunos manuales. ¿Sirve de algo?
Sirve de punto de partida. El ERP registra lo que pasa, pero no dice cómo se trabaja, quién decide ni qué hacer cuando algo sale mal. Los manuales que existen entran como fuente.
¿Solo funciona en transporte?
No. La empresa de demostración es de transporte, pero el método sirve para cualquier empresa con procesos: industria, distribución, servicios.
¿No se queda desactualizado al cabo de unos meses?
No tiene por qué. Cada dato tiene fecha y fuente, y los cambios los confirma el equipo. Es una base viva, no un manual que se escribe una vez y se archiva.
¿Dónde están los datos?
Guardados en la Unión Europea, con acceso solo para quien su empresa autorice. Puede exportarlo todo en cualquier momento.
¿Cuánto cuesta?
A consultar: depende del tamaño de la empresa y de las áreas que haya que cubrir. En la conversación de 30 minutos le damos una estimación.
Vea la radiografía de una empresa como la suya.
En 30 minutos: cómo se organiza hoy su empresa, la radiografía de la empresa de demostración y el siguiente paso, si tiene sentido.
o escriba a info@aphexhouse.com