O que é um manual de procedimentos.
É o documento que junta os procedimentos da empresa, organizados por área e por processo. Cada procedimento descreve uma tarefa passo a passo, com quem a faz e com que sistema, para que outra pessoa a consiga fazer igual.
Serve a quem entra, que aprende sem ocupar quem sabe; a quem fica, quando um colega falta ou sai; e a quem decide, que passa a ver onde vai o tempo. Em Portugal, 13,4% dos trabalhadores estão no emprego há menos de um ano e 24,6% têm 55 anos ou mais (Eurostat, 2025; o segundo número é cálculo nosso): todos os anos há conhecimento a entrar e a sair.
Não confundir com
- Manual de funções
- Diz o que cada função faz e por que responde. O manual de procedimentos diz como se faz cada tarefa. Completam-se: a mesma tarefa aparece na função de quem a faz.
- Manual da qualidade
- Descreve o sistema de gestão da qualidade. A ISO 9001 deixou de o exigir em 2015, e a edição de 2026 também não o pede.
- Política
- A regra: compras acima de 5.000 euros precisam de aprovação. O procedimento diz como se cumpre, passo a passo.
O que deve ter um manual de procedimentos.
Oito partes, pela ordem do índice. É a estrutura do Manual da Empresa que a plataforma gera para a Transportes Atlântico, a transportadora fictícia da nossa demonstração:
- A empresaO que faz, onde e com quantas pessoas.
- OrganizaçãoAs áreas, as funções e quem responde a quem. É a única parte com nomes; o resto fala de funções, que sobrevivem às mudanças de pessoas.
- ProcessosÁrea a área, cada processo com um código, o objetivo, o dono, quem aprova e as tarefas pela ordem em que se fazem; cada tarefa com o seu procedimento.
Financeiro
PRC-FIN-01CobrançasPRC-FIN-02Faturação a ClientesPRC-FIN-03Fecho MensalPRC-FIN-04Multas e ContraordenaçõesPRC-FIN-05Pagamentos a Fornecedoreso exemplo abaixo
e mais 8 áreas, com 26 processos
- PolíticasAs regras que os procedimentos aplicam, escritas uma só vez.
- SistemasOs programas que a empresa usa, e em que tarefas.
- Limites de aprovaçãoQuem aprova o quê, e até que valor.
- GlossárioAs palavras da casa: CMR, IPO, mapa de pagamentos.
- OrigemDe onde veio cada informação, quem a confirmou e quando.
Duas partes fazem a diferença entre um manual que se usa e um que fica na gaveta: os códigos, que deixam citar um processo num email ou numa auditoria (PRC-FIN-05), e a origem, que diz o que foi confirmado e quando. A versão, a data e quem aprovou são também o que a ISO 9001 pede à informação documentada (secção 7.5).
Exemplo: pagamentos a fornecedores.
Assim fica um processo no manual, com o procedimento de cada tarefa: Pagamentos a Fornecedores, da Transportes Atlântico (100 pessoas). Quatro tarefas, três funções, um sistema e 370 horas por ano.
Pagamentos a Fornecedores
Das faturas de fornecedores ao pagamento: lançar, conferir as portagens, preparar o mapa de pagamentos e aprovar.
1. Lançar faturas de fornecedores
Técnico Administrativo · todos os dias, com a correspondência · 1 h
- Receber as faturas por email e correio.
- Conferir cada fatura com a encomenda ou o contrato.
- Lançar no PHC com o centro de custo e a viatura.PHC
Se correr malFatura sem encomenda ou com preço diferente: volta às Compras antes de lançar.
2. Conferir portagens
Técnico Administrativo · todos os meses, com o extrato de portagens · 6 h
- Receber o extrato mensal de portagens.
- Cruzar as passagens com as viagens e as viaturas.
- Lançar no PHC e sinalizar as passagens sem viagem.PHC
Se correr malPassagem sem viagem associada: esclarece com o tráfego.
3. Preparar pagamentos a fornecedores
Contabilista · todas as semanas, à quarta-feira · 1 h
- Obter do PHC as faturas vencidas e a vencer.PHC
- Calcular o mapa de pagamentos com a tesouraria disponível.
- Registar o mapa para aprovação.
4. Aprovar pagamentos
Diretor Geral · quando o mapa de pagamentos está pronto, todas as semanas · 30 min
- Rever o mapa de pagamentos.
- Aprovar os pagamentos e as transferências.
Se correr malPagamento acima do limite sem justificação: fica para a semana seguinte.
RegraLimites de aprovação: compras acima de 5.000 EUR precisam da aprovação do Diretor Geral.
Repare no que não está: nomes de pessoas, explicações sobre o PHC, histórias. Está o que alguém precisa para fazer o trabalho amanhã, e cada linha foi confirmada por quem o faz. Os verbos (receber, conferir, lançar, aprovar) mostram também o que se pode automatizar: aqui, as três primeiras tarefas; a aprovação fica com o Diretor Geral.
Como fazer, com um modelo.
O método completo, com o fecho mensal como exemplo, está no guia Como documentar os processos. Em resumo:
Comece pela lista das tarefas, não pelo índice.
Área a área, com quem faz cada tarefa e quanto tempo leva. O índice sai da lista; ao contrário, fica a faltar o que ninguém se lembrou de escrever.
Escreva com quem faz.
Com o sistema aberto, o que se faz hoje, mesmo que não seja o ideal. Melhorar vem depois.
Use sempre o mesmo modelo.
Os mesmos campos em todas as tarefas, para se lerem depressa e se compararem.
Confirme e aprove.
Quem faz confirma; o dono do processo aprova. Só entra no manual o que está confirmado.
Publique num só sítio.
Onde a equipa já trabalha, com a data da última confirmação à vista.
Modelo de procedimento
PROCEDIMENTO: [nome da tarefa, começado por um verbo] Processo: [nome do processo] · Código: [PRC-ÁREA-NN] Quem faz: [a função, não o nome] Quando começa: [uma data ou um acontecimento] Cadência e tempo: [quantas vezes] · [quanto tempo cada vez] O que entra: [os documentos e os dados de que precisa] Como se faz: 1. [verbo e o quê] · [sistema] 2. [verbo e o quê] · [sistema] 3. [verbo e o quê] · [sistema] O que sai: [o resultado] · para: [quem o recebe] Se correr mal: [a exceção] · a quem se escala: [função] Quem aprova: [a função, se houver aprovação] Versão: [n.º] · [data] · confirmado por: [quem faz] · aprovado por: [dono do processo]
Como o manter atualizado.
Um manual desatualizado é pior do que nenhum: quem o segue faz mal com confiança. Três regras chegam:
- um dono por processo, que responde pelo que lá está;
- atualizar quando muda um sistema, uma pessoa ou uma regra, e não só na revisão anual;
- rever cada processo pelo menos uma vez por ano e mostrar a data da última confirmação.
O ponto fraco do Word é este: cada documento é uma cópia, e as cópias envelhecem em pastas diferentes. No CorpWorkflow o manual não se escreve à mão: gera-se em PDF a partir da base que a equipa confirma, por isso sai sempre com o que está em vigor, e cada página avisa que a cópia impressa não é controlada.
Perguntas frequentes.
O manual de procedimentos é obrigatório?
Na maioria das empresas, nenhuma lei o exige. Pode ser pedido por clientes nas auditorias a fornecedores, pelas regras de alguns setores e pela ISO 9001, que não exige um documento com esse nome mas pede a informação documentada necessária para os processos correrem como planeado (secções 4.4 e 7.5).
O que mudou com a ISO 9001 de 2026?
Neste ponto, pouco. A nova edição saiu a 16 de setembro de 2026 e continua sem exigir um manual: pede a informação documentada de que a empresa precisa (secções 4.4 e 7.5). As empresas certificadas têm até 30 de setembro de 2029 para fazer a transição (ISO), o que faz deste um bom momento para pôr os procedimentos em dia.
Em Word ou numa plataforma?
Para começar, o Word chega. Deixa de chegar quando há várias versões a circular e ninguém sabe qual é a certa, ou quando quer saber quantas horas leva um processo e quem faz o quê. Aí precisa de uma base onde cada procedimento é um registo e o documento se gera a partir dela.
Quanto tempo leva a fazer?
O que mais demora não é escrever: é marcar as conversas com quem faz cada tarefa sem parar o trabalho. Connosco, em empresas até 100 pessoas, a empresa toda fica escrita em até 2 semanas, com o manual no fim, sem ninguém da sua equipa ter de escrever.