O que a sua empresa sabe fazer não está escrito em lado nenhum.
Está na cabeça das pessoas, em emails e em ficheiros que ninguém atualiza. Sem isso escrito, a IA inventa e as decisões tomam-se às cegas. Documentamos os seus processos e procedimentos, confirmados pela sua equipa, numa base pronta para a IA e para decidir.
Cada bloco é uma tarefa documentada: quem a faz, quando, quanto tempo leva e como se faz. A condução em si não entra no mapa.
A sua empresa funciona. Mas como funciona, só as pessoas sabem.
Os processos e procedimentos vivem na cabeça de quem os faz, em emails e em ficheiros que ninguém atualiza. Enquanto essas pessoas estão, tudo corre. Quando faltam, saem ou mudam de função, o conhecimento vai com elas.
do conhecimento de cada função não é partilhado com mais ninguém. Quando essa pessoa falta ou sai, os colegas não conseguem fazer essa parte do trabalho.
Panopto, Workplace Knowledge and Productivity Report, 2018
do tempo de trabalho de escritório vai para procurar e reunir informação.
McKinsey Global Institute, The social economy, 2012
dos projetos de IA sem dados preparados vão ser abandonados até ao fim de 2026.
Gartner, fevereiro de 2025
Quanto disto acontece na sua empresa? Faça o autodiagnóstico.
A IA só é tão boa quanto o que sabe da sua empresa.
Um assistente de IA não conhece os seus procedimentos. Sem eles escritos, responde em termos gerais ou inventa. Com eles documentados e confirmados, responde como a sua empresa trabalha e diz de onde tirou a resposta.
Em geral, deve comunicar o sinistro à seguradora dentro do prazo previsto na apólice e reunir a declaração amigável, as fotografias e o contacto das testemunhas. Depois, acompanhe a peritagem e a reparação. Os passos exatos dependem da sua seguradora e das regras internas da empresa.
Quem trata é o Responsável de Frota, com participação à seguradora em 24 horas:
- Recolher as fotos, a declaração amigável e o relato do motorista.
- Registar a participação na seguradora.
- Decidir a reparação e a viatura de substituição.
- Comunicar o desfecho ao tráfego e à contabilidade.
Se a participação passar das 24 horas, é preciso justificá-la à seguradora.
Exemplo com o procedimento da empresa de demonstração.
Decidir com a empresa à vista.
Com cada tarefa escrita, com quem a faz, quando e quanto tempo leva, as perguntas de gestão ganham resposta: onde vai o tempo, o que automatizar primeiro, onde está o risco. Três leituras do mapa lá em cima:
das horas (4.546 h por ano) estão em tarefas com potencial alto de automação.
das horas são de uma só função: Motorista.
por ano numa só tarefa: Verificar a viatura antes de sair.
E quando alguém sai, o procedimento fica.
Como fazemos a radiografia.
Recolha
Conversas curtas com quem faz o trabalho, e os documentos que já existem: manuais, ficheiros, exportações dos sistemas.
Estruturação
Cada tarefa fica escrita: quem a faz, quando, quanto tempo leva e como se faz, passo a passo, com o sistema usado. Cada facto guarda a sua fonte.
Confirmação
A sua equipa confirma o que está escrito antes de contar. Quando alguma coisa muda, atualiza-se, e a base fica viva.
E depois, sobre a mesma base
Tarefas, pessoas e tempos, confirmados pela sua equipa.
Leem desta base, com a fonte de cada facto.
Quando fizer sentido, construídas sobre a mesma base.
O que fica na sua empresa.
Mapa da empresa
Áreas, processos e tarefas numa só vista, com quem faz o quê.
Procedimentos passo a passo
Cada tarefa com os passos, o sistema usado em cada um e o tempo que leva.
Quem faz o quê
Responsáveis, executantes e aprovações de cada processo.
Sistemas
Que sistema suporta cada passo, e onde ainda se trabalha à mão.
Diagnóstico de automação
O potencial de cada tarefa e as horas em jogo, para decidir por onde começar.
Pronta para a IA
Os seus agentes de IA consultam a base com a fonte de cada facto. E exporta tudo: os dados são seus.
Quem está por trás, e onde ficam os dados.
Fazemos a recolha e a estruturação consigo; a plataforma guarda e mantém a base. aphexhouse.com
A base da sua empresa fica guardada em servidores na UE.
Só entra quem a sua empresa autorizar.
Exporta tudo quando quiser, em formatos abertos.
Antes de falarmos.
Quanto tempo pede à minha equipa?
Pouco: conversas curtas com quem faz cada tarefa e uma confirmação no fim. Na conversa de 30 minutos estimamos para o caso da sua empresa.
Já temos ERP e alguns manuais. Serve para alguma coisa?
Serve de ponto de partida. O ERP regista o que acontece, mas não diz como se trabalha, quem decide nem o que fazer quando algo corre mal. Os manuais que existem entram como fonte.
Só funciona em transportes?
Não. A empresa de demonstração é uma transportadora, mas o método serve qualquer empresa com processos: indústria, distribuição, serviços.
Não fica desatualizado ao fim de uns meses?
Não tem de ficar. Cada facto tem data e fonte, e as alterações são confirmadas pela equipa. É uma base viva, não um manual que se escreve uma vez e se arquiva.
Onde ficam os dados?
Guardados na União Europeia, com acesso só para quem a sua empresa autorizar. Pode exportar tudo a qualquer momento.
Quanto custa?
Sob consulta: depende da dimensão da empresa e das áreas a cobrir. Na conversa de 30 minutos damos uma estimativa.
Veja a radiografia de uma empresa como a sua.
Em 30 minutos: como a sua empresa se organiza hoje, a radiografia da empresa de demonstração e o próximo passo, se fizer sentido.
ou escreva para info@aphexhouse.com